加強數(shù)字檔案館建設(shè) **提升檔案信息服務(wù)水平

根據(jù)國內(nèi)、全省檔案信息化建設(shè)的要求和我市實際情況，我們以“市數(shù)字檔案館”建設(shè)為抓手，帶動和促進檔案信息化建設(shè)的**開展。我們研發(fā)了“市數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)”，在互聯(lián)網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)上建成開通了市數(shù)字檔案館，2009年，我們對該系統(tǒng)進行了升級，升級后的“市數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)”包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作子系統(tǒng)、電子文件歸檔管理子系統(tǒng)、檔案管理子系統(tǒng)和檔案信息web查詢子系統(tǒng)，是一個文檔一體化、圖文一體化和多媒體并行操作的全新數(shù)字檔案館信息管理系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了區(qū)域檔案信息資源的共享，為下一步實現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)與電子文件歸檔管理的協(xié)調(diào)發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。

一、統(tǒng)籌規(guī)劃，創(chuàng)造數(shù)字檔案館建設(shè)制度標(biāo)準(zhǔn)條件

為統(tǒng)籌數(shù)字檔案館建設(shè)，我們提請市委辦公廳、市政府辦公廳印發(fā)了《市檔案信息化建設(shè)實施意見》，提出了全市檔案信息化建設(shè)的總體要求和主要任務(wù)，明確了檔案信息化建設(shè)要以數(shù)字檔案館建設(shè)為突破口。截至到2009年年底，我們又先后提請市委辦公廳、市政府辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強電子文件歸檔和電子檔案管理的通知》、《關(guān)于向市檔案館送交政府信息的通知》、《關(guān)于做好電子檔案移交進館工作的通知》，市檔案局先后部署開展了市直部門未進館檔案數(shù)字化處理、電子檔案接收進館等工作，既使電子文件有家可歸，又保證了數(shù)字檔案館有源源不斷的數(shù)據(jù)來源。

在數(shù)字檔案館建設(shè)中，我們嚴(yán)格按照《歸檔文件整理規(guī)則》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求去研發(fā)系統(tǒng)。根據(jù)我市實際，制定了《檔案資料數(shù)字化工作規(guī)程》、《檔案資料數(shù)字化技術(shù)規(guī)程》、《檔案目錄采集、全文格式標(biāo)準(zhǔn)》等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，保證了設(shè)備環(huán)境兼容、數(shù)據(jù)統(tǒng)一共享。

二、分步實施，確保數(shù)字檔案館建設(shè)扎實穩(wěn)步推進

由于檔案館保管的檔案數(shù)量比較大，對館藏全部檔案進行數(shù)字化處理是不切實際的，否則既浪費有限的資金又增加了工作量。首先，我們對館藏市委、市政府全宗及干部任免、土地征用、勞動用工等檔案進行數(shù)字化后，制定了館藏檔案數(shù)字化進度表，將農(nóng)村土地證存根等利用率較高的檔案按專題掃描，逐步實現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化管理。我們還對文檔信息服務(wù)中心收集的現(xiàn)行文件進行了數(shù)字化加工，將各單位不斷產(chǎn)生的增量現(xiàn)行文件及時上傳到數(shù)字檔案館，還收集我市各單位組織編寫的反映不同時期、不同行業(yè)發(fā)展壯大的圖書資料進行數(shù)字化處理，既做到各種信息的準(zhǔn)確、及時,又保證信息資源的**、系統(tǒng)。2009年，我們又組織完成了所有館藏檔案文件級條目的錄入。今年，將分批次對館藏其他檔案進行數(shù)字化處理。其次，在市數(shù)字檔案館建成并運行一年之后，我們又研發(fā)了“市數(shù)字檔案館系統(tǒng)電子文件歸檔管理子系統(tǒng)”，按照市委辦公廳、市政府辦公廳《關(guān)于加強電子文件歸檔和電子檔案管理的通知》要求，部署開展了電子文件歸檔和電子檔案管理工作，確保電子文件和電子檔案的齊全、完整、真實和長期可讀。

目前，市數(shù)字檔案館建有文書檔案、照片檔案、聲像檔案、現(xiàn)行文件和圖書資料數(shù)據(jù)庫等7個數(shù)據(jù)庫，共計市檔案館館藏檔案條目1103311條，全文719337件、420頁，照片檔案4608幅，聲像檔案15548條、約4.5萬分鐘，圖書資料87種、2萬多頁，現(xiàn)行文件5820件。

三、先進實用，力爭數(shù)字檔案館作用得到充分發(fā)揮

在系統(tǒng)功能方面，注重了綜合性。市數(shù)字檔案館的管理對象，從內(nèi)容上，不僅包括文書檔案、科技檔案、聲像檔案、照片檔案、會計檔案、實物檔案等，還能夠把房地產(chǎn)、環(huán)境保護、養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險等專業(yè)檔案管理起來；從格式上，不僅可以管理文本文件，還能夠管理圖形、圖象文件和音頻、視頻文件，并且做到了上述三種格式文件的互見。

在數(shù)據(jù)維護方面，注重了**性。我們嚴(yán)格按《檔案資料數(shù)字化工作規(guī)程》、《檔案資料數(shù)字化技術(shù)規(guī)程》確定數(shù)字化的檔案范圍、詳細(xì)記錄數(shù)字化加工的流程、認(rèn)真檢查所獲數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性以及與實體檔案的對應(yīng)性，嚴(yán)格上網(wǎng)數(shù)據(jù)的審批制度，確保保密信息不上網(wǎng)、上網(wǎng)信息不保密；在數(shù)據(jù)利用上，把上網(wǎng)數(shù)據(jù)分為六個級別，將用戶名與IP捆綁起來，用戶根據(jù)權(quán)限可以瀏覽不同數(shù)量的檔案信息；同時，系統(tǒng)詳細(xì)記錄用戶登陸的用戶名、時間、IP、瀏覽檔案情況,保證數(shù)字檔案館在網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)及信息**狀態(tài)下地良好運行。

在數(shù)據(jù)利用方面，注重了實用性。我們將數(shù)字化的數(shù)據(jù)進行OCR識別，采用國際先進的搜索技術(shù)對數(shù)據(jù)進行毫秒級全文檢索，極大的提高了檢索速度；文件存儲為雙層PDF格式，極大地節(jié)省了磁盤存儲空間；用戶點擊瀏覽雙層PDF格式文件，在不改變原文原貌的情況下，可以對其中存儲的信息進行引用，給用戶，特別是機關(guān)用戶帶來了極大的方便。

四、信息共享，基本實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案資源科學(xué)整合

綜合檔案館館藏總量約為50萬卷，僅相當(dāng)于一個中等省級檔案館的館藏量。因此，我們將市數(shù)字檔案定位為一個區(qū)域性數(shù)字檔案館，首先將市及區(qū)縣檔案館的檔案信息整合起來，然后逐步將專業(yè)檔案館（室）的檔案信息整合，實現(xiàn)淄博市區(qū)域內(nèi)各類檔案信息的共享。在淄博市數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)設(shè)計時，我們?yōu)楦鱾€區(qū)縣預(yù)留了數(shù)據(jù)接口，總體設(shè)計為全市檔案數(shù)據(jù)集中式存儲，各區(qū)縣分布式維護、管理和使用。目前，除已完成市檔案館文書檔案、照片檔案、聲像檔案、現(xiàn)行文件和圖書資料數(shù)據(jù)庫的建設(shè)外，還完成了4個區(qū)縣檔案館的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，計有文書檔案108621件、60萬頁，基本實現(xiàn)了館藏檔案信息的館際共享。只要登陸市數(shù)字檔案館政務(wù)網(wǎng)網(wǎng)站，有權(quán)用戶就可以對市及4個區(qū)縣檔案館館藏檔案進行信息查詢,沒有任何時間和空間上的限制。

五、文檔一體，逐步實現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)與電子文件歸檔管理的協(xié)調(diào)發(fā)展

數(shù)字檔案館的檔案信息來源有兩個：一是對館藏檔案的數(shù)字化處理；二是電子文件、電子檔案的收集歸檔。我們在數(shù)字檔案館建設(shè)初期就同步規(guī)劃電子文件的歸檔管理，于2006年研發(fā)了“市數(shù)字檔案館系統(tǒng)電子文件歸檔管理子系統(tǒng)”，實現(xiàn)了既與電子公文傳輸系統(tǒng)連接，又與數(shù)字檔案館集成。由于淄博市的電子公文傳輸系統(tǒng)于2007年進行了升級，2008年，市政府又啟動了“淄博市政府協(xié)同辦公系統(tǒng)”的研發(fā)工程，目前，該系統(tǒng)還在印發(fā)之中，我們一直與淄博市信息產(chǎn)業(yè)局、淄博市信息中心保持密切的協(xié)作，下一步將把“市數(shù)字檔案館系統(tǒng)電子文件歸檔管理子系統(tǒng)”嵌入“市政府協(xié)同辦公系統(tǒng)”，利用電子政務(wù)專網(wǎng)系統(tǒng)平臺，通過“市政府協(xié)同辦公系統(tǒng)”實現(xiàn)電子文件制作和傳輸，通過“機關(guān)電子文件歸檔管理模塊”實現(xiàn)電子文件、電子檔案自動匯入“市電子文件中心”，通過“機關(guān)檔案監(jiān)督指導(dǎo)模塊”對各部門的電子文件、電子檔案歸檔管理情況進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過“電子文件、電子檔案查詢利用模塊”向各級黨政機關(guān)和人民群眾提供檔案信息服務(wù)。在不久的將來，隨著“市政府協(xié)同辦公系統(tǒng)”的投入使用，我們將逐步實現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)與電子文件歸檔管理的協(xié)調(diào)發(fā)展，從制度上強化電子文件的管理，有效的保證電子文件的真實性，從技術(shù)上實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件歸檔管理的有效結(jié)合，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案在內(nèi)容特征、形式特征和相關(guān)說明及描述上保持一致性，還將實現(xiàn)政府協(xié)同辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)的自動導(dǎo)入、數(shù)據(jù)格式的自動轉(zhuǎn)換以及冗余數(shù)據(jù)自動識別處理，逐步實現(xiàn)從電子文件制作、歸檔管理到查詢利用的“文檔一體化”、“館室一體化”。